Shume kompani i kushtojnë shumë rëndësi menaxhimit dhe sigurimit të dokumentave të cilat kanë një rëndësi jetike për biznesin.

Shumë pak kompani e konsiderojnë shpenzim kohën ditore që konsumohet për:

a)      Koha dhe përpjekjet për të gjetur dokumentat. Kërkimet e fundit tregojnë se 17%  e kohës ditore në zyrë harxhohet për të gjetur dokumentin dhe informacionin. Kjo vjen nga organizimi i keq dhe mungesa e mjeteve moderne të kërkimit.

b)      Nga organizimi i keq me pasojë vështirësi të tepërta për gjetjen e dokumentave shpesh preferohet të krijohet dicka nga e para se sa të gjesh atë ekzistues. Kjo sjell nga ana tjetër një tjetër problem të rëndë: ekzistencën e shumë kopjeve me të njëjtën përmbajtje.

c)      Koha dhe përpjekjet për të gjetur kopjen e fundit të dokumentit dhe versionin e duhur kur versione të ndryshme janë të mbivendosura.

d)      Keqpërdorim të pajisjeve dhe rrjetit sepse dokumentacioni është kudo I shpërndarë dhe nuk është i centralizuar.

e)      Nuk ekziston asnjë informacion se kush e ka parë, printuar, ndryshuar këtë dokument. Pra në një proces biznesi është e pamundur të identifikohen përgjegjësitë dhe roli/kontributi i punonjësve . Eleminon  risqet që lidhen me gabime dhe harresa.

 RËNDËSIA E RUAJTJES/MBROJTJES SË INFORMACIONIT

 Shumë pak biznese marrin në konsideratë riskun që ekziston çdo ditë që dokumenta kritike ruhen ekskluzivisht në laptop, kompjuter, USB të cilat mund të dëmtohen dhe vidhen në çdo kohë. Edhe në rastet kur ato janë të vendosura në rrjet (shared folders) nëse fshihen një herë, humbasin përgjithnjë  nëse nuk u është bërë një “backup” i rregullt pasi nuk shkojnë në Recycle bin, si zakonisht besohet. Për më tepër, edhe kur është bërë backup dhe kemi të bëjmë me dokumenta që përditesohen rregullisht, ekziston risku që të mos jetë ruajtur versioni më i fundit i dokumentit.

ProDokument është një sistem i cili menaxhon në mënyrë të thjeshtë, të sigurtë dokumentacionin në një zyrë, ndërmarrje, institucion. ProDokument bën më të lehtë se kurrë punën tuaj me dokumentat, duke ju lejuar një liri , thjeshtësi, fleksibilitet  dhe shumë siguri. Çdo person i autorizuar nga ju mund të krijojë, shikojë, redaktojë, ndajë dhe të kontrollojë dokumentat tuaja në mënyrë të sigurtë dhe të gjurmueshme në cdo kohë. ProDokument ofron një zgjidhje inovative të proçesit të menaxhimit të informacionit dhe dokumentacionit. 

  I thjeshtë në përdorim

 Shpejtësi në gjetjen e Informacionit

 Mbulon dokumentat e MS Office Word, Excel, Powerpoint, MS Project Manager, Adobe Reader, Visio.

 Përdorimin e Dokumentave Template (e-Forms).

 Ruajtjen e Dokumentit në Versione me anë të mekanizimit (Check Out/Check In).

 Lajmërim/njoftim me Email kur punohet në grup.

Autentifikimi i kompjuterave që aksesojnë hardware dhe I dokumentave sipas

LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)

Siguri e lartë, gjurmueshmëri (traceability: kush ka bërë cfarë dhe kur)  dhe kontroll.

Integrohet me platforma dhe sisteme të ndryshme.

Workflow shumë fleksibel dhe lehtësisht i administrueshëm (grup, role, të drejta, detyra, afate, etj).

Konfigurim i thjeshtë.

Integrueshëm me skaner duke përdorur teknologjinë OCR (Optical recognition character)

Googling e dokumentave me fjalët në trupin e dokumentave

·        Cdo dokument ruhet në DataBase dhe jo në File System. Cdo gjë që është në database mund të kalohet fare lehtë në file system vetëm me anë të një click.

·        Organizimi shumë fleksibël i dokumentacionit. Librari publike, Koshi Publik, Librari personale, Koshi Personal, Arkiva. Tavolina e punës e cila është e organizuar me shortcut-e, favorite të dokumentave dhe kartelave që të mundësojnë një lehtësi dhe shpejtësi në kërkimin e dokumentave që je duke punuar.

·        Dokumenta Template që ndihmojnë në krijimin e një dokumenti të Ri sipas standarteve të vendosura nga kompania.

·        Libraria publike është e organizuar në kartela të cilat aksesohen nga të gjithë përdoruesit e sistemit në varësi të roleve që u janë caktuar nga administratori si dhe të drejtat që ka vetë cdo kartelë, apo dokument. Aplikimin e rregullave për cdo kartelë.

·        Hierarkia shumë fleksibël në nivelin e sigurisë për aksesimin e dokumentacionit.

·        Detyrat dhe Workflow për dokumentacionin. Ju bën të mundur të menaxhoni dokumentacionin sipas proceseve të biznesit.  Me anë të këtij moduli ju menaxhoni procese shumë komplekse që mund të keni në biznesin tuaj.

·        Kërkimi i shpejtë me anë të fjalëve celës, klasifikimit, rëndësisë, tipit të dokumentit … etj

·        Kërkimi i shpejtë në brendi të dokumentit( bazuar ne Full-Text dhe Metadata).

·        Integrim i plotë me MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, Visio, Adobe Reader PDF, MS Project Manager.

·        Menaxhimin e dokumentave Word, Excel, Powerpoint, Visio, Pdf, MS Project Manager në ambientin e tyre të punës. Mundëson mbajtjen e të gjitha versioneve të dokumentit, krahasim të versioneve dhe ruajtjen e integritetit të dokumentit me anë të mekanizmit Check In/Check Out.

·        Lidhje e dokumentave për Projekte, Fatura, Subjektet dhe procese specifike të biznesit (psh faturat tatimore të cilat i punon dhe i sheh vetëm personi i financave dhe drejtuesi, një projekt të cilin punojnë vetëm stafi i caktuar për këtë punë, ..)

·        Lajmërim me email për leximin e dokumentit, printimin, shkarkimin, modifikimin, krijimin e një dokumenti të ri, kartele të re, lëvizjen e një dokumenti, fshirjen e tij.

·        Ndërfaqja shumë e thjeshtë dhe shumë identike me Windows Explorer.

·        Importim të strukturës aktuale (kartela, dokumente) me të cilën punon biznesi.

Na kontaktoni

2)      Pas ekstraktimit me sukses të paketës së instalimit sigurohuni që të keni të mbyllur MS Word dhe MS Excel (Nuk mund të kryeni instalimin pa patur të mbyllur MS Word dhe MS Excel)

Nëse keni të instaluar Windows XP atëherë klikoni file-n: ProdokumentiSetup(1.0.0).msi.

Nëse keni të instaluar Windows 7,8 ose 10 atëherë klikoni file-n: Setup.exe.

Pas kësaj fillon instalimi. Ju kujtoj që për të kryer instalimin duhet të keni të drejta Administratori në kompjuter. (Shënim: Një mënyrë e thjeshtë është që duke klikuar me të djathtën e mouse-it + Shift mbi file-n e instalimit  keni opsionin Run as Administrator ose Run as Different User me anë të të cilave mund të kryeni instalimin si në figurën mëposhtë)

Shtyp  Open ose Run as administrator dhe do keni pamjen si më poshtë

Shtyp Next dhe do keni pamjen si mëposhtë:

Për të vazhduar më tej jeni të lutur të lexoni marrëveshjen programin si dhe të jepni dakortësinë me çfarë është shkruar në këtë marrëveshje. Ju nuk mund të vazhdoni më tej me instalimin e programit nëse nuk shtypni kuadratin “Unë i pranoj….” Pasi kësaj shtypni butonin Next (Vazhdo) dhe del pamja si në figurën mëposhtë:

Në këtë moment përcaktoni direktorin e instalimit dhe shtypni butonin Next(Vazhdo) dhe del pamja si në figurën më poshtë

Shtypni butonin Instalo dhe programi do të fillojë të instalohet në kompjuterin tuaj. Pamja që do dali do jetë si në figurën më poshtë e cila tregon se programi është instaluar me sukses.

Përdorimi

Pas instalimit me sukses hapni MS Word ose MS Excel dhe në menutë kryesorë “Home”, “Insert”, “Page Layout” etj. do të gjeni dhe menunë “Prodokument” , si në figurën më poshtë:

Kush janë target grupi që mund tu hyjë në punë ky program?

Ky program mund ta përdorin avokatët, noterët, ekonomistët, juristët, sekretarët, klinikat mjekësore, mjekët, kompaninë që bëjnë survey, cilado zyrë, kompani apo institucion të cilat kanë në qarkullim një numër të konsiderueshëm dokumentash.